General terms and conditions

Terms and conditions BXL Academy - English

Art.1 : Duration

1.1
BXL Academy offers online language courses in small groups (3-6 participants). Our in-person and online language courses takes place over the course of 1 or 52 weeks. Our small group classes take place between 9:30 AM and 11:30 AM or between 6:30 and 8:00 (CET Time). The time slots, and start dates are communicated on our website. Please note that for organisational reasons, both the timing, the start date and the end date may differ from the info on our website. BXL Academy tries to keep these differences as minimal as possible. The schedules for private and business language classes will be created in common agreement.

Art 2 : Registration

2.1

After registration, and at the latest, during the first lesson, the clients will have an oral interview during which knowledge of the target language will be evaluated. BXL Academy organises groups per language level. The school reserves the right to tolerate a level difference as minimal as possible amongst the participants of each group.

2.2.

The student will be scheduled in after registration and will be able to choose the language courses of his level and the time table of his preference before registration. The selection and assignment of the language teacher for the student shall be at the sole discretion of the school. The student acknowledges and agrees that they do not have the right to choose the language teacher, except in the case of private lessons. In the event that the student has purchased private lessons, the school reserves the right to take into consideration the student's preferences when assigning a language teacher for such private lessons, to the extent feasible within the constraints of available resources and scheduling considerations. If the school has not appointed a teacher within two months after registration, the student will be reimbursed for the registration fees he/she has paid to the school.

2.3.

If your registration and payment is finalized less than 4 days before the start date of your language course, the school reserves the right to postpone your language course by one week.

Art. 3 : Payments

3.1

The prices stipulated on our brochures, websites and documents are valid for a period of 30 days.

3.2

For one-time purchases, the student is to pay the total amount due at the latest 30 days before the first lesson, as mentioned in article 1, or on the day of registration if his/her language course starts within 30 days via the online webshop of the school:

https://www.bxlacademy.be/en/shop/

In case of late payment by the student within the time limits laid down in this article, the amount due will be increased in accordance with the law and without default notice with the legal interest rate of 4% .

In case of default of payment by the student, the amount due shall by right and without

notice, be increased by a lump sum penalty compensation of 15% with a minimum of 60 euros, without prejudice to the right of the school to claim a higher indemnity if the damage exceeds the amount of the present penalty clause.

If the school is in default of paying the amounts due to the student in the prescribed time, the school therefore also be required to pay late payments and the amount of the penalty payments described above, provided the student provides to the school the reference of bank account where the amount is to be paid.

In case of default of payment by the student in the time limits prescribed in this article, the school can forbid admission to the course until the amount requested is paid. The lessons missed will be neither replaced nor reimbursed.

Our classes start up every Monday. The deadline for registrations is on Friday at 5:00PM. If your payment is finalized after 5:00 PM you will automatically be registered for the language course starting one week later.

3.3.

For monthly subscriptions: The student will be paying a monthly fee by credit card payment. After initial enrollment, if your credit card expires, is cancelled, is lost, or rendered invalid, your subscription is in danger of termination. You will be contacted and given the opportunity to change your registration data. If your credit card is not successfully recharged and you are not renewed successfully, your subscription will be terminated.

BXL Academy fees are exclusive of any applicable VAT or taxes, interest or installment fees charged by the credit card company, or other fees associated with connecting to the Internet.

BXL Academy guarantees that every credit card transaction you make at BXL Academy is 100% secure.

Your language course contains live teacher-led classes. Group and private classes are delivered on a "class credit basis", giving you access to the stated amount of group classes and private classes that your language course offers. You can always find current prices of our language courses posted in the checkout pages and on other pages of our website.

All language course fees are recurring and non-refundable after your purchase. If you do not cancel your language course 25 days before the start of each new monthly cycle, you agree to the automatic extension of your language course for the same time and the same terms. If you do not wish to continue your language course, you have to give us a written (email) notice.

Art 4 : Presence

4.1

The lessons will take place at Kunstlaan 19AD avenue des Arts or online. Schedules and location of the classes will be communicated by mail at the latest 2 days before the start of the classes. The school reserves the right to replace face-to-face lessons with videoconference lessons for any given reason. Our virtual and face-to-face classrooms will be available 5 minutes before the beginning of each session.

4.2

In-company classes and private classes with a tailored lesson schedule will be scheduled at the latest 30 days after the school has received a signed quote/contract.

Language trainings in small groups take place from 3 to 8 students. If one week before the first lesson, fewer than five students are registered for the same cycle, the school may decide to replace the dates of the classes if it considers that the number of students enrolled in the course is insufficient, in which case it is obliged to notify the students at the latest, two days before the date of the first class of the cycle. The starting dates of our cycles are clearly mentioned on our website. The school may however also decide to reduce the number of hours of the course if the number of students registered for the class is insufficient, in which case the school also notifies the students at the latest 2 days before the date of the first class: 75% of the normal duration in case of 2 students and 50% in case of 1 student.

Art 5: Cancellation

Cancellation policy: The client can only cancel his/her course if he/she notifies the language school before the beginning of his/her course/language stay and only via e-mail to: hello@bxlacademy.be. He/she will be reimbursed the balance of 60% of the total amount when he/she cancels his/her language course or stay more than 30 days before the beginning of his/her language course/stay, 40% when he/she cancels between 30 and 21 days in advance, 20% when he/she cancels between 20 and 10 days in advance, 0% when he/she cancels less than 10 days in advance.

Article. 6: Privacy & Publicity

6.1 Privacy & GDPR

BXL Academy collects the personal information you provide when you contact us, if you sign up for one of our language courses or when requesting a quote. Finally, we keep an overview of messages that you send us by e-mail. We collect customer information in our CMS-system. There we store the customer name, name and address details (name, address, possibly website, telephone number, e-mail). In addition, we also store your company and invoicing data and invoices. Contact details provided by exchanging business cards or by telephone contact, can be stored.

If you use our website, please note that we may also record the parts of the website you visit and information about your computer. Such as the browser used, your network location, the type of connection you use (e.g. broadband, ASDL, etc.) and your IP address. We do this by using cookies (although the information we collect through our cookies remains anonymous, so we cannot say who you are).

6.2 Publicity

If you participate in the language courses, photographs/videos of the sessions can be taken for public/commercial purposes. If you do not wish to be drawn, you can make this known by simple request by mail. In that case, the photographer will not or will not photograph you in a known way.

Art.7: Absence

7.1

By absence, it is understood that the participant is/are not present at the beginning of class. In case of absence in a small group class, the small group lessons missed will be neither replaced, nor reimbursed. A private class or an intra-company class can be rescheduled if the client notifies the school at least 24 hours before the start of a class (not counting weekends and bank holidays)

7.2

In case of absence, the student must inform the school as soon as possible, and at the latest before the beginning of the lesson. If the student wishes to reschedule a private class, he/she will have to inform the school at the latest 24 hours before the start of the class by mail to hello@bxlacademy.be.

Art.8:Attitude

The parties have an interest that the classes take place in an efficient manner. It goes without saying that the students and the teachers are treated with mutual respect. The school has the right to consider an agreement as dissolved in the case of a student that doesn't scrupulously respect the provisions of the rules of procedure. The registration fee (already paid or still due), as noted in Art 2, will then be returned to the school as a termination payment.

Art 9: Final Clauses

9.1
BXL Academy's general terms are governed by the Belgian government. In the case of a dispute concerning the provisions of these terms, the Courts of the judicial district of Brussels shall be appointed to resolve the dispute.

9.2
The dissolution of a clause in these Terms & Conditions do not in any way imply the dissolution of these terms. In this case, the parties must ensure that the clause is replaced by a valid clause, which within the legal limits, has the same effect as that which has been declared null and void.

Conditions générales d'utilisation de BXL Academy - Français

Art.1 : Durée

1.1
BXL Academy propose des cours de langue en ligne en petits groupes (3-6 participants). Nos cours de langue en personne et en ligne se déroulent sur 1 ou 52 semaines. Nos cours en petits groupes ont lieu entre 9h30 et 11h30 ou entre 18h30 et 20h00 (heure d'Europe centrale). Les plages horaires et les dates de début des cours sont communiquées sur notre site web. Veuillez noter que pour des raisons d'organisation, l'horaire, la date de début et la date de fin peuvent différer des informations figurant sur notre site web. BXL Academy s'efforce de réduire ces différences au minimum. Les horaires des cours de langues privés et professionnels sont établis d'un commun accord.

Art 2 : Inscription

2.1

Après l'inscription, et au plus tard lors de la première leçon, les clients passent un entretien oral au cours duquel les connaissances de la langue cible sont évaluées. L'Académie BXL organise des groupes par niveau de langue. L'école se réserve le droit de tolérer une différence de niveau aussi minime que possible entre les participants de chaque groupe.

2.2.

L'étudiant sera inscrit après l'inscription et pourra choisir les cours de langue de son niveau et l'horaire de son choix avant l'inscription. La sélection et l'affectation du professeur de langue pour l'étudiant sont à la seule discrétion de l'école. L'étudiant reconnaît et accepte qu'il n'a pas le droit de choisir le professeur de langue, sauf dans le cas de leçons privées. Dans le cas où l'étudiant a acheté des leçons privées, l'école se réserve le droit de prendre en considération les préférences de l'étudiant lorsqu'elle désigne un professeur de langue pour ces leçons privées, dans la mesure du possible, compte tenu des ressources disponibles et de l'emploi du temps de l'étudiant. Si l'école n'a pas désigné de professeur dans les deux mois suivant l'inscription, l'étudiant sera remboursé des frais d'inscription qu'il a payés à l'école.

Art. 3 : Paiements

3.1

Les prix mentionnés sur nos brochures, sites web et documents sont valables pour une période de 30 jours.

3.2

Pour les achats ponctuels, l'étudiant doit payer le montant total dû au plus tard 30 jours avant la première leçon, comme mentionné à l'article 1, ou le jour de l'inscription si son cours de langue commence dans les 30 jours via le webshop en ligne de l'école :

https://www.bxlacademy.be/en/shop/

En cas de retard de paiement par l'étudiant dans les délais fixés dans cet article, le montant dû sera majoré conformément à la loi et sans mise en demeure du taux d'intérêt légal de 4%.

En cas de défaut de paiement par l'étudiant, le montant dû est majoré de plein droit et sans mise en demeure, d'une somme forfaitaire.

En cas de défaut de paiement par l'étudiant, le montant dû sera majoré de plein droit et sans mise en demeure d'une indemnité forfaitaire de 15% avec un minimum de 60 euros, sans préjudice du droit de l'école de réclamer une indemnité plus élevée si le dommage dépasse le montant de la présente clause pénale.

Si l'école est en défaut de payer les montants dus à l'étudiant dans les délais prescrits, l'école sera donc également tenue de payer les paiements en retard et le montant des pénalités décrites ci-dessus, à condition que l'étudiant fournisse à l'école les références du compte bancaire où le montant doit être payé.

En cas de défaut de paiement par l'étudiant dans les délais prescrits dans le présent article, l'école peut interdire l'admission au cours jusqu'au paiement du montant demandé. Les leçons manquées ne seront ni remplacées ni remboursées.

Nos cours commencent tous les lundis. Le délai d'inscription est fixé au vendredi à 17h00. Si votre paiement est finalisé après 17h00, vous serez automatiquement inscrit au cours de langue qui commence une semaine plus tard.

3.3.

Pour les abonnements mensuels : l'étudiant paiera des frais mensuels par carte de crédit. Après l'inscription initiale, si votre carte de crédit expire, est annulée, perdue ou rendue invalide, votre abonnement risque d'être résilié. Vous serez contacté et aurez la possibilité de modifier vos données d'inscription. Si votre carte de crédit n'est pas rechargée avec succès et que vous n'êtes pas renouvelé avec succès, votre abonnement sera résilié.

Les frais de l'Académie BXL ne comprennent pas la TVA ou les taxes applicables, les intérêts ou les frais de paiement échelonnés facturés par la société émettrice de la carte de crédit, ni les autres frais liés à la connexion à l'Internet.

L'Académie BXL garantit que chaque transaction par carte de crédit que vous effectuez à l'Académie BXL est sécurisée à 100%.

Votre cours de langue comprend des classes dirigées par un professeur en direct. Les cours collectifs et privés sont dispensés sur la base de "crédits de cours", ce qui vous donne accès au nombre de cours collectifs et privés que votre cours de langue propose. Vous trouverez toujours les prix actuels de nos cours de langue dans les pages de paiement et sur d'autres pages de notre site web.

Tous les frais de cours de langue sont récurrents et non remboursables après l'achat. Si vous n'annulez pas votre cours de langue 25 jours avant le début de chaque nouveau cycle mensuel, vous acceptez la prolongation automatique de votre cours de langue pour la même durée et aux mêmes conditions. Si vous ne souhaitez pas poursuivre votre cours de langue, vous devez nous en informer par écrit (e-mail).

Art 4 : Présence

4.1

Les cours auront lieu à 19AD avenue des Arts, 1000 Bruxelles ou en ligne. Les horaires et le lieu des cours seront communiqués par mail au plus tard 2 jours avant le début des cours. L'école se réserve le droit de remplacer les cours en présentiel par des cours en visioconférence pour quelque raison que ce soit. Nos salles de classe virtuelles et présentielles seront disponibles 5 minutes avant le début de chaque session.

4.2

Les cours en entreprise et les cours privés avec un programme de cours sur mesure seront planifiés au plus tard 30 jours après que l'école ait reçu un devis/contrat signé.

Les formations linguistiques en petits groupes se déroulent entre 3 et 8 étudiants. Si une semaine avant le premier cours, moins de cinq étudiants sont inscrits pour le même cycle, l'école peut décider de remplacer les dates des cours si elle estime que le nombre d'étudiants inscrits au cours est insuffisant, auquel cas elle est tenue d'en informer les étudiants au plus tard deux jours avant la date du premier cours du cycle. Les dates de début de nos cycles sont clairement mentionnées sur notre site web. L'école peut toutefois également décider de réduire le nombre d'heures de cours si le nombre d'étudiants inscrits au cours est insuffisant, auquel cas l'école en informe également les étudiants au plus tard deux jours avant la date du premier cours : 75 % de la durée normale en cas de 3 ou 4 étudiants, 50 % en cas de 2 étudiants et 25 % en cas de 1 étudiant.

Art 5 : Annulation

Politique d'annulation : Le client ne peut annuler son cours que s'il en informe l'école de langues avant le début de son cours/séjour linguistique et uniquement par e-mail à l'adresse suivante : hello@bxlacademy.be. Il sera remboursé du solde de 60% du montant total s'il annule son cours de langue ou son séjour plus de 30 jours avant le début de son cours/séjour, 40% s'il annule entre 30 et 21 jours à l'avance, 20% s'il annule entre 20 et 10 jours à l'avance, 0% s'il annule moins de 10 jours à l'avance.

Article. 6 : Vie privée et publicité

6.1 Vie privée et GDPR

BXL Academy recueille les informations personnelles que vous fournissez lorsque vous nous contactez, lorsque vous vous inscrivez à l'un de nos cours de langues ou lorsque vous demandez un devis. Enfin, nous conservons un aperçu des messages que vous nous envoyez par courrier électronique. Nous recueillons les informations relatives aux clients dans notre système CMS. Nous y stockons le nom du client, son nom et ses coordonnées (nom, adresse, éventuellement site web, numéro de téléphone, e-mail). En outre, nous enregistrons également les données relatives à votre entreprise et à la facturation, ainsi que les factures. Les coordonnées fournies lors de l'échange de cartes de visite ou d'un contact téléphonique peuvent être stockées.

Si vous utilisez notre site web, veuillez noter que nous pouvons également enregistrer les parties du site web que vous visitez et des informations sur votre ordinateur. Il s'agit par exemple du navigateur utilisé, de l'emplacement de votre réseau, du type de connexion que vous utilisez (par exemple, large bande, ASDL, etc.) et de votre adresse IP. Pour ce faire, nous utilisons des cookies (bien que les informations que nous recueillons par le biais de nos cookies restent anonymes, de sorte que nous ne pouvons pas dire qui vous êtes).

6.2 Publicité

Si vous participez aux cours de langues, des photographies/vidéos des sessions peuvent être prises à des fins publiques/commerciales. Si vous ne souhaitez pas être dessiné, vous pouvez le faire savoir par simple demande par courrier. Dans ce cas, le photographe ne vous photographiera pas ou pas de manière connue.

Art.7 : Absence

7.1

Par absence, il est entendu que le participant n'est pas présent au début du cours. En cas d'absence dans un cours en petit groupe, les cours en petit groupe manqués ne seront ni remplacés, ni remboursés. Un cours privé ou un cours intra-entreprise peut être reprogrammé si le client prévient l'école au moins 24 heures avant le début d'un cours (hors week-end et jours fériés).

7.2

En cas d'absence, l'élève doit informer l'école le plus tôt possible et au plus tard avant le début du cours. Si l'étudiant souhaite reporter un cours privé, il devra en informer l'école au plus tard 24 heures avant le début du cours par mail à hello@bxlacademy.be.

Art.8:Attitude

Les parties ont intérêt à ce que les cours se déroulent de manière efficace. Il va de soi que les étudiants et les enseignants sont traités avec un respect mutuel. L'école a le droit de considérer un accord comme dissous dans le cas d'un étudiant qui ne respecte pas scrupuleusement les dispositions du règlement d'ordre intérieur. Les frais d'inscription (déjà payés ou encore dus), comme indiqué à l'article 2, seront alors restitués à l'école en tant qu'indemnité de résiliation.

Art 9 : Clauses finales

9.1
Les conditions générales de l'Académie BXL sont régies par le gouvernement belge. En cas de litige concernant les dispositions de ces conditions, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront désignés pour résoudre le litige.

9.2
La dissolution d'une clause des présentes conditions générales n'implique en aucun cas la dissolution des présentes conditions. Dans ce cas, les parties doivent veiller à ce que la clause soit remplacée par une clause valable qui, dans les limites légales, a le même effet que celle qui a été déclarée nulle et non avenue.